О проведении инвентаризации резерва на оплату отпусков

Каждый год перед составлением годовой отчетности у бухгалтера возникает обязанность по проведению инвентаризации. Одна из частей этого процесса — инвентаризация резерва на оплату отпусков. Юлия Коковкина, эксперт-методолог Интеркомп, напоминает про особенности такого вида инвентаризации, рассказывает, что должно быть отражено в учете и какую ответственность несет бизнес за недостоверные данные в бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности — это обязательное плановое мероприятие, и конкретные сроки ее проведения устанавливаются руководителем организации и осуществляется путем сплошной проверки.

В процессе инвентаризации применяют натуральную (вещественную) проверку и документальную.

Натуральная используется при инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и т.п. Т.е. она связана непосредственно с осмотром объекта, определения   количества путем подсчета, взвешивания, обмера.

Как правило, натуральная инвентаризация проводится ежегодно с 1 по 31 декабря, за исключением организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Для инвентаризации оценочных резервов, финансовых обязательств, расходов будущих периодов и т.п. используется документальная проверка, где наличие объекта учета подтверждается документами, в частности актами инвентаризации по состоянию на конец отчетного года.

Ежегодной инвентаризации подлежат все активы компании, независимо от их местонахождения, и все виды обязательств, в том числе оценочные. По российским правилам бухгалтерского учета, оценочным признается такое обязательство организации, которое необходимо будет погашать, но в какой срок, в каком размере и когда — не установлено.

Одной из разновидностей оценочных обязательств является резерв на оплату отпусков.

Бухгалтерский учет

Инвентаризация резерва отпусков является обязательной для всех организаций, независимо от применяемого налогового режима и организационно-правовой формы. Исключение — компании, которые могут вести упрощенный бухгалтерский учет (п. 3 ПБУ 8/2010).

Существуют разные методы оценки данного обязательства. Организации необходимо выбрать оптимальный для себя метод и утвердить его в своей учетной политике.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков заключается в сравнении суммы, необходимой для покрытия (исполнения) обязательства по оплате отпусков по состоянию на 31 декабря отчетного года, и остатка резерва, сложившегося в бухгалтерском учете по состоянию на эту дату. (п. п. 15, 23 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», разд. V Методических рекомендаций МР-1-КпТ «Оценочные обязательства по расчетам с работниками»).

Акт инвентаризации резерва на оплату отпусков должен быть составлен по форме, утвержденной в учетной политике организации и иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством для первичного документа.

Данные акты могут быть запрошены и контролирующими органами, и аудиторами в рамках соответствующих проверок.

На основании полученных данных организация может провести соответствующие корректировки как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения суммы признанного оценочного обязательства или оставить их без изменения (п. 23 ПБУ 8/2010).

А в случае прекращения выполнения условий признания оценочного обязательства проинвентаризированный резерв может быть списан даже полностью.

Налоговый учет

Что касается налогового учета, нужно отметить, что создание резерва на оплату отпусков — право организации, а не ее обязанность. Порядок его формирования регламентирован Налоговым Кодексом РФ.

Если создание резерва было и в налоговом учете, то на конец отчетного года также необходимо провести инвентаризацию для определения фактически произведенных расходов на оплату отпусков. Данная обязанность закреплена в статье 324.1 Налогового Кодекса РФ.

Ответственность

Бухгалтерскую отчетность мы предоставляем и в налоговые органы и статистику в срок — не позднее трех месяцев после окончания отчетного периода.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении организации на отчетную дату (ч. 1 ст. 13 Закона N 402-ФЗ). Годовая инвентаризация, как и любая другая, как раз необходима для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в целом.

Нужно отметить, что законодательством штрафов за непроведение инвентаризации не предусмотрено.

Однако, если ее не проводить отчётность может быть признана недостоверной как налоговыми органами, так и аудиторами.

Если контролирующими органами будет признано, что отчетность является недостоверной, то компании и ее должностным лицам могут грозить штрафные санкции по Налоговому кодексу РФ и Кодексу об административных правонарушениях. Обычно нарушения выявляются при проведении налоговых проверок или при сдаче отчетности.

Налоговая служба может оштрафовать организацию, если обнаружит любое несвоевременное или неправильное отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в течение одного календарного года два и более раз. Это признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ)

Минимальный штраф за данное нарушение – от 10 000 до 30 000 руб. Максимальный — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Он грозит организации, если допущенные нарушения привели к занижению налоговой базы по любому налогу. Кроме того, занижение базы по налогу повлечет доначисление налога, а также начисление пени.

Должностное лицо организации (руководителя или главного бухгалтера) могут оштрафовать за искажение на 10 и более процентов любого показателя бухгалтерской отчетности, выраженного в денежном выражении (ст. ст. 2.4, 15.11 КоАП РФ, ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Штраф в данном случае — от 5 000 до 10 000 руб. При повторном нарушении санкции составляют от 10 000 до 20 000 руб. или же организации грозит дисквалификация на срок от года до двух лет.

Должностные лица могут избежать ответственности, если искажения будут устранены в установленном порядке до утверждения отчетности (включая представление пересмотренной бухгалтерской (финансовой) отчетности). Такую возможность дает примечание 2 к ст. 15.11 КоАП РФ.

В процессе проведения аудита аудиторская компания при наличии искажений данных бухгалтерской отчетности может признать такую отчетность недостоверной и не выдаст безоговорочно положительное заключение.

Аудиторское заключение не входит в состав бухгалтерской отчетности, однако это не снимает обязанности проведения обязательного аудита для определенных законодательством организаций, дальнейшего предоставления такими организациями заключения в орган государственной статистики, а также публикации его вместе с бухгалтерской отчетностью.

Поэтому подтвердить достоверность бухгалтерской отчетности положительным аудиторским заключением очень важно для организации.

Несмотря на то, что за непроведение обязательного аудита отдельного штрафа нет, в Кодексе об административных правонарушениях предусмотрен штраф за непредставление в срок аудиторского заключения в органы статистики (ст. 19.7 КоАП РФ).

Штраф в данном случае для организации составляет от 3 000 до 5 000 руб., а для должностного лица — от 300 до 500 руб.

Должностное лицо организации, у которой нет аудиторских заключений за прошлые годы, могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 10 000 руб. (примечание 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).